Le secrétariat est chargé de coordonner et de mettre en œuvre les activités quotidiennes de l’initiative PREZODE.
Objectifs et activités
- Soutenir le comité de surveillance et l’assemblée générale dans l’organisation des réunions et des rapports ;
- Préparer des projets de propositions que le comité de surveillance examinera, validera et soumettra à l’assemblée générale ;
- Organiser les élections de l’AG et du CS ;
- Soutenir les groupes de travail supplémentaires, ou les comités opérationnels, sur des sujets spécifiques créés par le comité de surveillance ;
- Assurer la disponibilité d’outils facilitant la coordination, la collaboration et la communication entre les membres ;
- Préparer des supports de communication pour favoriser les échanges avec les parties prenantes externes ou les partenaires potentiels ;
- Soutenir l’examen et l’évaluation des activités réalisées ;
- Rendre compte chaque année de ses activités et des questions liées au budget ;
- Gérer toutes les questions liées à la protection des données personnelles conformément aux règles applicables.
Afin d’assurer un fonctionnement efficace, de superviser les activités et de gérer les rapports, le secrétariat participe au comité de surveillance en tant qu’observateur.
Composition
Le secrétariat est composé de chefs de projet et de personnel administratif. Il est dirigé par un secrétaire général.
Les ressources humaines, financières et matérielles du secrétariat sont fournies sur une base volontaire par les membres de PREZODE. Un appel sera lancé auprès des membres pour soutenir le secrétariat. Les membres qui acceptent de le faire concluront un accord de consortium spécifique.
À titre provisoire, les réunions du secrétariat seront convoquées par le comité préparatoire établi avant la création du secrétariat. Les modalités définitives d’hébergement du secrétariat seront approuvées ultérieurement par les membres de l’AG.