La Secretaría se encarga de coordinar y ejecutar las actividades cotidianas de la Iniciativa PREZODE.
Objetivos y actividades
- Apoyar al CS y a la AG en la organización de reuniones e informes;
- Preparar borradores de propuestas para que el CC los debata, valide y presente a la AG;
- Organizar elecciones para la AG y el CS;
- Apoyar a los grupos de trabajo adicionales, o comités operativos, sobre temas específicos creados por el CS;
- Garantizar la disponibilidad de herramientas que faciliten la coordinación, la colaboración y la comunicación entre los miembros;
- Prepara materiales de comunicación para fomentar el intercambio con partes interesadas externas, o socios potenciales;
- Apoya la revisión y evaluación de las actividades realizadas;
- Informar cada año sobre sus actividades y sobre cuestiones relacionadas con el presupuesto;
- Gestiona todas las cuestiones relacionadas con la protección de datos personales de acuerdo con las normas aplicables.
Para garantizar un funcionamiento eficaz, supervisar las actividades y gestionar los informes, la Secretaría participa como observadora en el CS.
Composición
El Secretariado está compuesto por gestores de proyectos y personal administrativo. Está dirigida por un Secretario General.
Los recursos humanos, financieros y materiales de la Secretaría serán aportados de forma voluntaria por los miembros de PREZODE. Se lanzará una convocatoria entre los miembros para apoyar al Secretariado. Los miembros que así lo acuerden suscribirán un Acuerdo de Consorcio específico.
Como medida provisional, las reuniones del Secretariado serán convocadas por el comité preparatorio establecido antes de la creación del Secretariado. El acuerdo definitivo de acogida del Secretariado será aprobado posteriormente por los miembros de la AG.